Modelo De Fatura Para Agência De Recrutamento

A taxa de colocação deve ser faturada na data em que o candidato é contratado e inicia o trabalho. A maioria das agências fatura dentro dos primeiros dias após a contratação, pois o contrato com o cliente já especifica quando a taxa é devida. Verifique o acordo para confirmar a data exacta — algumas empresas preferem faturação no início do mês seguinte. Documentar a data de início do trabalho justifica o timing da factura e evita discordâncias. Faturar rapidamente melhora o fluxo de caixa e demonstra eficiência ao cliente.

Pessoal temporário é faturado em ciclos semanais ou mensais, consoante o acordo. Registe as horas reais trabalhadas, multiplique pelo rate acordado, e emita a factura no final do período. A maioria dos clientes corporativos espera faturas mensais com resumo de semanas trabalhadas. Inclua o período, o número de horas ou semanas, e o rate. Manter registos precisos de presença é crucial para evitar discordâncias, e a factura deve chegar dentro de 5 dias após o período terminar.

A garantia de colocação é um compromisso: se o candidato sair durante um período específico (normalmente 30-90 dias), a agência substitui gratuitamente ou oferece crédito. Isso significa que você não deve considerar a taxa como receita confirmada até o período terminar. Se a saída ocorrer durante a garantia, emita uma nota de crédito e comunique ao cliente a política de garantia no contrato inicial. Isso protege o cliente e constrói confiança na sua agência.

Sim, a factura deve identificar o candidato e a posição para que o cliente reconcilie com o processo de contratação. Inclua o nome e a função, mas omita contactos pessoais e informações sensíveis a menos que o cliente as solicite. Verifique o contrato de serviço — alguns clientes preferem máxima discrição. Se não houver preferência, inclua nome, posição e período de trabalho com clareza. Isso mantém a transparência sobre o que está a ser faturado e reduz questões do cliente.

Itemize cada serviço separadamente: taxa de colocação, pessoal temporário, busca executiva, e consultas em linhas distintas. Use descrições claras como 'Taxa de Colocação – Engenheiro de Software' ou 'Pessoal Temporário (4 semanas)'. Se trabalha com comissões escalonadas, detalhe-as também. Cada linha deve incluir quantidade, rate, e total. Isso permite ao cliente compreender exatamente o que paga, reduz discordâncias, facilita aprovação, e torna a factura profissional e fácil de conciliar.

Os prazos mais comuns são Net 30 (30 dias) e Net 45 (45 dias), dependendo do tamanho e sector do cliente. Corporações grandes negoceiam frequentemente prazos mais longos, enquanto startups pagam mais rápido. Negocie o prazo no contrato inicial, não na factura, para evitar confusão. Inclua sempre o prazo claramente na factura (ex: 'Prazo de Pagamento: 30 dias'). Considere um desconto por pagamento antecipado para acelerar fluxo de caixa. Manter prazos consistentes demonstra profissionalismo.

Converse imediatamente com o cliente para entender a questão — pode ser erro de data, rate incorreto, ou quando a colocação começou. Reveja o contrato, os registos de colocação, e confirme por email. Se você errou, emita uma nota de crédito e factura corrigida. Se a discordância for legítima, documente por email e proponha solução: desconto ou crédito para próximas facturas. Manter registos detalhados desde o início torna muito mais fácil resolver disputas rapidamente.

Isso depende da estrutura acordada. Em modelos de contingência, você fatura apenas quando o candidato é contratado. Em modelos retidos, o cliente paga um retainer upfront (normalmente 25-50% da comissão esperada), e o saldo após a colocação. Alguns preferem faturação em marcos: pagamento ao assinar contrato, ao apresentar candidatos, e após colocação. Clarificar isso no contrato é essencial — a factura deve refletir apenas o modelo acordado e especificar se é retainer, comissão, ou milestone.