Шаблон Счета Для Кадрового Агентства

Постоянное трудоустройство обычно выставляется как единовременный счет после успешного трудоустройства с указанием размера комиссии или прямого взноса. Временный персонал взимается по часовой ставке или дневной ставке с указанием отработанных часов и периода. В счете для постоянного найма укажите должность и размер комиссии (часто процент от первого оклада), а для временного персонала — количество часов, дневную ставку и период работы. Это помогает клиентам понять структуру затрат и упрощает бухгалтерский учет с их стороны.

Размер комиссии варьируется в зависимости от позиции, специализации и рынка труда. Для постоянного трудоустройства комиссия обычно составляет 15-25% от первого годового оклада кандидата. Для временного персонала — это либо наценка на почасовую ставку (20-30%), либо комиссия от совокупной стоимости работ. В счете ясно укажите процент или сумму, чтобы избежать разногласий. Согласуйте структуру комиссии в контракте до выставления счета, чтобы обе стороны понимали условия.

Счет за постоянное трудоустройство обычно выставляется после первого дня работы кандидата, когда трудоустройство считается завершенным. Счет за временный персонал выставляется по окончании каждого периода работы (еженедельно или ежемесячно). Для контрактных размещений счет может выставляться поэтапно — при подписании контракта, при начале работы или ежемесячно. Четко определите в предложении условия выставления счета, чтобы избежать задержек платежа и разногласий с клиентом.

Если ваше агентство предоставляет гарантию (возврат денег при увольнении кандидата в течение определенного периода), это не должно отражаться прямо в счете как скидка, а скорее как условие в контракте. Счет должен выставляться в полном размере, а гарантийный период указываться отдельно в письме или договоре об обслуживании. Если кандидат уволился в течение гарантийного периода, вы создаете кредит-ноту или счет-возврат для корректировки. Это сохраняет четкость финансовых записей и документирует все транзакции.

Контрактные размещения обычно выставляются ежемесячно за период работы кандидата на месте клиента. В счете укажите: название контракта, должность, имя кандидата (если согласовано), дату начала и окончания периода, количество месяцев или дней, и стоимость за период. Сумма может быть фиксированной за месяц или рассчитана как наценка на зарплату кандидата. Если контракт длится несколько месяцев, вы можете выставлять промежуточные счета ежемесячно до завершения контракта.

Каждая строка счета должна содержать: название услуги (например, «Постоянное трудоустройство» или «Временный персонал»), должность или специальность, период работы или количество часов, почасовую ставку или комиссию, и итоговую сумму. Если клиент просил кандидата с конкретными навыками, упомяните это. Для временного персонала укажите количество отработанных часов и дневную ставку. Для постоянного найма — размер комиссии и дату трудоустройства. Четкие строки помогают клиентам быстро утвердить счет.

Услуги проверки биографии и тестирования выставляются отдельно от комиссии за трудоустройство. Укажите количество проведенных проверок, стоимость за единицу и общую сумму в отдельных строках счета. Например: «Проверка биографии (3 человека × ₽4 200)» или «Тестирование навыков (2 кандидата × ₽3 500)». Эти услуги часто оплачиваются клиентом независимо от успешности трудоустройства, поэтому важно четко их разделить в счете для прозрачности.

В счете укажите полное название и адрес компании-клиента, контактное лицо (если это не основной платежный контакт), ИНН и КПП для налоговых целей. Также указываются стоимость услуги, сроки оплаты и реквизиты вашего агентства для платежа. Если в счете упоминаются кандидаты, обычно указываются только должность и фамилия (без полной информации для конфиденциальности). Все это обеспечивает правильное распределение счета в бухгалтерии клиента и ускоряет процесс оплаты.