Um modelo profissional de Fatura Proforma projetado para empresas otimizarem seus processos de orçamento e faturação. Este modelo gratuito inclui campos essenciais para informações do cliente, serviços detalhados, preços e termos. Perfeito para freelancers, pequenas empresas e corporações que precisam de faturação preliminar precisa antes das transações finais. Baixe nosso modelo personalizável para melhorar sua documentação empresarial e manter relacionamentos profissionais com clientes.
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Perguntas frequentes
Uma fatura proforma é um documento preliminar que apresenta preços e condições antes de uma transação ser finalizada, mas não é uma fatura legalmente vinculativa nem uma solicitação de pagamento. Diferencia-se da fatura definitiva porque não representa uma entrega efetiva de bens ou serviços – é um orçamento formalizado. A proforma estabelece expectativas, protege ambas as partes ao confirmar detalhes e serve como referência até à emissão da fatura final.
Envie uma proforma quando o projeto é complexo, o valor é elevado, o cliente é novo ou quando existem dúvidas sobre os requisitos finais. É especialmente útil em serviços customizados, onde o escopo pode variar, permitindo ao cliente revisar e validar os termos antes do compromisso. Em negociações internacionais, as proformas são praticamente obrigatórias para câmbio e alfândega. Para pequenas vendas repetitivas com clientes estabelecidos, ir direto à fatura é aceitável.
Uma fatura proforma não é um documento fiscal vinculativo em Portugal nem na maioria das jurisdições – não constitui prova de venda ou recebimento de pagamento. No entanto, deve ser mantida em registos para fins de auditoria, pois documenta a intenção comercial e os termos acordados. Apenas a fatura final, devidamente numerada e registada, tem valor fiscal completo. A proforma serve como suporte administrativo e comprovante de comunicação comercial.
Inclua dados da sua empresa (nome, morada, NIF), detalhes do cliente, descrição clara dos serviços ou produtos, quantidades, preços unitários, total, método de pagamento esperado e data de validade. Adicione condições especiais se aplicável (prazos de entrega, alterações de escopo). Não precisa do número de fatura fiscal, mas um número de referência (como "Proforma 001/2025") ajuda no rastreio. Deixe espaço para aprovação explícita do cliente.
Geralmente, uma fatura proforma é válida entre 15 a 30 dias, embora isto deva ser explícito no documento. O prazo varia conforme o setor – em tecnologia e consultoria, 30 dias é comum; em produtos com preços voláteis, pode ser 7 a 15 dias. Defina o prazo com base no tempo que o cliente precisa para aprovar e no tempo que seus preços permanecem estáveis. Após expiração, envie uma proforma atualizada se o cliente ainda estiver interessado.
Emita uma proforma revisada com um novo número de referência, mantendo a original para registos. Se as alterações forem mínimas, pode enviar um email com a versão atualizada claramente marcada como "Revisão 1" ou "Versão 2". Se o cliente concordar com a nova proforma, use-a como base para a fatura final. Nunca altere a proforma original sem rastreio – isto evita confusões sobre quais eram os termos acordados.
Sim, é uma prática comum e recomendada. Após aprovação do cliente, altere o tipo de documento para "Fatura" e atribua um número fiscal sequencial ao seu sistema. Mantenha todos os itens e valores da proforma aprovada e atualize a data para a emissão da fatura. Marque a proforma original como "Convertida em Fatura [número]" nos seus registos. Isto garante rastreabilidade completa e reduz erros de transcrição entre documentos.
Especifique claramente "Pagamento devido após emissão da fatura final" ou "Prazo de pagamento a definir" na proforma. Não solicite pagamento contra uma proforma – ela não é uma fatura. Estabeleça condições como "Net 30", "Net 45" ou pagamento à vista apenas após entrega confirmada. Isto deixa claro que a proforma é apenas um acordo de preços e que o pagamento será solicitado quando a fatura definitiva for emitida, reduzindo mal-entendidos.