Plantilla De Factura Para Agencia De Reclutamiento

Una factura de agencia debe diferenciar claramente entre los tipos de servicio prestado. Las tarifas de colocación se facturan como un único concepto por candidato colocado. El personal temporal se factura generalmente por períodos (semanal o quincenal) y cantidad de trabajadores. Las búsquedas ejecutivas pueden desglosarse por fase (búsqueda, presentación, colocación) si hay un acuerdo de retención. Consultoría de recursos humanos se factura por hora o proyecto. Esta estructura ayuda a los clientes a entender exactamente qué servicios están pagando y reduce confusiones sobre los cargos.

Cada línea debe incluir el título del puesto, nivel de experiencia o especialidad del candidato, y la duración de la colocación cuando sea aplicable. Para personal temporal, especifica el número de semanas o períodos y el rol desempeñado. Para búsquedas ejecutivas, menciona la posición y área de negocio. Evita incluir nombres completos de candidatos si se refieren a datos personales sensibles; usa referencias o códigos internos. Esta información permite que el cliente audite fácilmente los servicios y genera un registro claro para ambas partes.

Las comisiones de colocación se expresan mejor como una tarifa fija derivada del porcentaje acordado del salario anual. Por ejemplo: «Colocación - Ingeniero Senior (25% de €60.000 anual) = €15.000». Esto es más transparente que mostrar solo un porcentaje. Para retenciones, muestra cada hito por separado si está dentro de un solo período: «Búsqueda Ejecutiva - Fase 1 (Retención 1/3): €5.000». Documentar el cálculo en la factura reduce disputas y demuestra profesionalismo al cliente.

El personal temporal se factura regularmente como líneas separadas por semana, quincena o mes, dependiendo del acuerdo. Cada línea debe mostrar el rol, cantidad de trabajadores o horas, tarifa unitaria y período cubierto. Por ejemplo: «Administrativo temporal - 4 semanas × €650 = €2.600». Si hay múltiples trabajadores en el mismo puesto, puedes agruparlos o desglosarlos según lo requiera el cliente. Las facturas periódicas (semanales o bisemanales) son comunes en staffing porque los trabajadores a menudo cambian o se añaden durante el período de servicio.

Una búsqueda con retención típicamente tiene tres fases de pago: búsqueda (1/3 al iniciar), presentación de candidatos (1/3 al presentar), y colocación (1/3 cuando el candidato comienza). Factura cada fase como un concepto separado en la fecha en que se cumple el hito. Describe el puesto, nivel ejecutivo y área de negocio. Por ejemplo: «Búsqueda Ejecutiva - Director de Operaciones, Fase 1 (Inicio): €7.500». Incluye el acuerdo de retención o número de contrato para referencia. Esto estructura claramente el valor entregado en cada etapa.

El plazo estándar es neto 30 días, aunque algunas agencias negocian neto 15 o neto 45 según el tamaño del cliente y volumen de servicios. Para relaciones nuevas, muchas agencias solicitan depósito del 25-50% al firmar el acuerdo o iniciar la búsqueda. El pago del 100% debe cumplirse antes de iniciar una nueva búsqueda con el mismo cliente, a menos que tengan un acuerdo establecido. Especifica el plazo de forma clara en tu factura. Considera también enviar recordatorios 5 días antes del vencimiento para grandes cuentas corporativas.

Si un candidato rechaza la oferta después de una colocación acordada, la comisión generalmente no se factura, a menos que el acuerdo lo especifique de otro modo. Si la búsqueda se extiende, cubre solo los hitos alcanzados en el período de factura; las fases pendientes se facturan cuando se completen. Si el cliente solicita cambios significativos (diferente perfil, nueva búsqueda), emite un nuevo acuerdo de servicio antes de continuar. Documenta cualquier cambio por escrito y ajusta la factura en consecuencia para evitar desacuerdos sobre servicios prestados.

Incluye tu número de identificación fiscal (NIF o equivalente), razón social completa, domicilio registrado y datos bancarios para pago. Detalla el número de factura secuencial, fecha de emisión y plazo de pago. Cada línea debe tener descripción clara, cantidad, precio unitario y total. Si la agencia está registrada para IVA, el desglose impositivo es obligatorio. Conserva copias de acuerdos de servicio, órdenes de compra del cliente y documentación de plazos cumplidos. Esta información protege legalmente a la agencia y cumple con regulaciones de facturación local.