Rechnungsvorlage Für Personalvermittlungsagentur

Sie sollten ausreichend Informationen zur Klärung der Vermittlung angeben, aber Kandidatenschutz mit Transparenz ausbalancieren. Häufig reichen Angaben zur Position, Erfahrungsstufe und Platzierungsdatum aus. Einige Agenturen nutzen Positionscodes oder interne Referenznummern. Der Client kennt bereits den eingestellten Kandidaten, daher sind minimale Details ausreichend. Dieser Ansatz schützt die Kandidatenprivatsphäre bei gleichzeitiger Rechnungsklarheit.

Die meisten Personalagenturen fakturieren nach Arbeitsaufnahme oder nach einer Probefrist, um die erfolgreiche Vermittlung sicherzustellen. Einige fakturieren nach Jobzusage oder nach der ersten Woche. Ihre Bedingungen sollten in der Service-Vereinbarung mit dem Kunden klar festgehalten sein. Bei Retained Search können Sie in Raten fakturieren—Vorauszahlung, nach Kandidatenpräsentation und nach Platzierung. Dies schützt beide Parteien.

Führen Sie jede Dienstleistung separat mit eigener Zeile auf und beschreiben Sie die Position oder den Servicetyp. Beispiele: 'Vermittlung Senior Software-Entwickler', 'Executive Search—Finanzleiter', 'Zeitarbeit—Buchhalter (4 Wochen)'. Diese Klarheit hilft dem Kunden, Gebühren schnell zu überprüfen und Kosten dem richtigen Departement zuzuordnen. Gruppieren Sie zusammenhängende Dienstleistungen zur Verbesserung der Lesbarkeit. Passen Sie Zeilenbeschreibungen stets zur Service-Vereinbarung an.

Dauerhafte Vermittlungen werden als einmalige Vermittlungsgebühr abgerechnet (oft ein Prozentsatz des ersten Jahresgehalts oder eine Pauschalgebühr). Zeitarbeit wird als laufende Arbeitskosten fakturiert—typischerweise pro Woche oder Monat zu einem vereinbarten Stunden- oder Tagessatz. Seien Sie eindeutig, ob Sie wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich abrechnen. Fügen Sie Stundenzettelreferenzen oder Einsatzdetails ein. Diese Unterscheidung macht deutlich, dass Kunden laufende Arbeit bezahlen, nicht nur Vermittlung.

Retained Search beinhaltet typischerweise drei Abrechnungspunkte: Vorauszahlung (oft 25–33% der Gesamtgebühr), Meilensteinzahlung nach Kandidatenpräsentation und Endsaldo nach erfolgreicher Platzierung. Klären Sie diese Bedingungen vor Arbeitsbeginn. Einige Agenturen fakturieren lange Suchen phasenweise—Recherche, Kandidatenbeschaffung, Interviewkoordination. Fügen Sie Projektreferenz oder Suchcode auf jeder Rechnung ein. Diese Struktur sichert Kompensation für investierte Zeit unabhängig von unmittelbarem Platzierungserfolg.

Net 30 ist der Industriestandard, obwohl Net 15 und Net 45 auch verbreitet sind. Vermittlungsgebühren sind typischerweise sofort oder innerhalb von zwei Wochen fällig, während Zeitarbeitrechnungen Standard-Nettobedingungen folgen. Einige größere Kunden können Net 60 oder Net 90 anfordern. Verhandeln und dokumentieren Sie Zahlungsbedingungen stets in Ihrer Service-Vereinbarung. Klare Bedingungen reduzieren Streitigkeiten und verbessern den Cashflow. Erwägen Sie einen kleinen Rabatt für frühe Zahlung, um schnellere Begleichung zu fördern.

Ja, Screening-Dienstleistungen wie Hintergrundprüfungen, Kompetenzbewertungen und Referenzprüfungen können als separate Positionen fakturiert werden. Kalkulieren Sie diese Services im Voraus klar und beziehen Sie sie in Ihre Service-Vereinbarung ein. Beschreiben Sie sie spezifisch: 'Hintergrundprüfung—zwei Kandidaten', 'Psychometrische Bewertung—Marketing Manager Kandidat'. Einige Agenturen integrieren diese in Vermittlungsgebühren, andere berechnen diese separat. Transparenz hier ist entscheidend—Kunden sollten genau wissen, was sie für jede Servicekomponente bezahlen.

Ihre Service-Vereinbarung sollte Verantwortung für fehlgeschlagene Vermittlungen klären. Einige Agenturen behalten Gebühren für geleistete Arbeit (Recherche, Kandidatenbeschaffung, Interviews). Andere erstatten Gebühren teilweise oder vollständig je nach Zeitpunkt. Dokumentieren Sie Stornierungsgrund und passen Sie Abrechnung entsprechend an. Wenn der Kandidat nach Zusage zurückzieht, klären Sie, ob Sie Rückerstattung schulden. Bereiten Sie Service-Gutscheine oder Ersatzvermittlungen vor. Klare Richtlinien verhindern Streitigkeiten und erhalten Kundenbeziehungen trotz Enttäuschung.