Produktionsassistent Rechnungsvorlage

Sie sollten verschiedene Tätigkeiten separat aufführen, da Produktionen häufig unterschiedliche Raten für spezifische Aufgaben zahlen. Location-Scouting und Koordination, Ausrüstungsauf- und -abbau, Talent-Koordination und administrative Arbeiten sollten als einzelne Positionen mit jeweiliger Stundenanzahl und Satz angegeben werden. Diese Granularität ermöglicht es der Produktion, Kosten nach Budget-Kategorien zu verteilen und Ihre geleistete Arbeit transparent zu dokumentieren. Sie können auch ähnliche Tätigkeiten zusammenfassen, wenn sie denselben Satz haben und am selben Tag stattfanden.

Dokumentieren Sie Ihre tatsächliche Arbeitszeit täglich auf dem Set oder bei Vorproduktionsaufgaben. Beachten Sie, dass Pausen in der Regel nicht bezahlt werden, Bereitschaftszeiten zwischen Szenen aber durchaus abgerechnet werden – klären Sie das in Ihrer Vereinbarung. Reisezeiten zu Drehorten sollten separat vermerkt werden, falls diese bezahlt werden sollten. Beginnen Sie die Erfassung, wenn Sie tatsächlich arbeiten, nicht wenn Sie ankommen. Runden Sie auf 15-Minuten-Intervalle – das ist branchenüblich und macht spätere Überprüfungen unnötig.

Ja, erheblich. Location-Scouting erfordert Recherche, Verhandlungen mit Eigentümern und Urteilsvermögen und wird oft mit höheren Raten bewertet als Set-Assistenz. Talent-Koordination und Terminplanung erfordern spezialisierte Kommunikationsfähigkeiten und werden ebenfalls höher vergütet. Ausrüstungsauf- und -abbau sind körperlich anstrengend, aber weniger spezialisiert und können niedrigere Raten haben. Auf Ihrer Rechnung sollten Sie diese Bereiche deutlich unterscheiden und die entsprechenden Sätze anwenden, damit Produktionen zukünftige Projekte besser budgetieren können.

Die meisten Produktionen erwarten Rechnungen innerhalb von 3 bis 7 Tagen nach Projektende. Dies ermöglicht schnelle Bearbeitung durch Production Accounting und zeitnahe Zahlung an Sie. Überprüfen Sie Ihren Vertrag auf vereinbarte Zahlungsfristen – viele betragen 30 bis 60 Tage nach Rechnungsdatum. Versenden Sie die Rechnung digital mit allen erforderlichen Angaben, um Verzögerungen durch Nachfragen zu vermeiden. Eine frühe und vollständige Rechnungsstellung signalisiert Professionalität und reibungsloses Projektmanagement.

Ausrüstungsmieten sollten als separate Positionen auf der Rechnung erscheinen, nicht in Ihren Stundensatz einfließen. Die Produktion muss Ausrüstungskosten von Personalkosten unterscheiden können, da beide unterschiedlich budgetiert und in verschiedenen Kostenstellen gebucht werden. Wenn Sie beispielsweise ein Funk-Headset, Kamerastabilisator oder spezialisierte Ausrüstung mieten, stellen Sie diese separat mit Mietstunden und Gesamtpreis in Rechnung. Gleiches gilt für kleinere Materialien wie Markierungszubehör, falls Sie diese beschaffen. Dies sorgt für Klarheit und vereinfacht die Kostenverteilung erheblich.

Eine vollständige Rechnung benötigt Ihren Namen, Adresse und Kontaktdaten, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer und die Produktionsgesellschaft mit Adresse. Fügen Sie eine Projektkennzeichnung ein (Arbeitstitel, Episodennummer oder Produktionscode), damit die Rechnung korrekt zugeordnet wird. Dann folgt eine detaillierte Auflistung aller Tätigkeiten mit Daten, geleisteten Stunden und entsprechenden Sätzen. Ihre Bankdaten sollten ebenfalls enthalten sein, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

In der Filmproduktion sind 30 bis 60 Tage nach Rechnungsdatum die Standardzahlungsfrist bei etablierten Produktionsgesellschaften. Kleinere oder unabhängige Produktionen zahlen manchmal schneller (10 bis 14 Tage), benötigen aber mehr administrative Bearbeitungszeit. Klären Sie Zahlungsbedingungen vor Projektstart schriftlich ab, um später keine Überraschungen zu erleben. Eine Rechnung mit klaren Zahlungsinformationen, eindeutigen Projektbezügen und Ihren Bankdaten unterstützt schnellere Bearbeitung. Bei wiederholten Engagements können Sie schnellere Zahlung verhandeln, wenn Sie zuverlässig sind.

Ja, aber es gibt eine wichtige Unterscheidung: Wartezeiten zwischen Szenen, bei denen Sie auf dem Set präsent sind, gelten normalerweise als bezahlte Arbeitszeit – allerdings sollte das in Ihrer Vereinbarung geklärt sein. Manche Produktionen zahlen für Wartezeiten einen reduzierten Satz – das ist branchenüblich. Reisezeiten zu und vom Drehort werden hingegen oft nicht bezahlt, es sei denn, vertraglich vereinbart. Dokumentieren Sie täglich, welche Stunden Wartezeit enthalten sind, damit keine Missverständnisse entstehen und die Abrechnung reibungslos funktioniert.