Homestay Rechnungsvorlage

Unterkunft und Verpflegung sollten immer als separate Positionen erscheinen. Dies ermöglicht transparente Abrechnung, erleichtert steuerliche Überprüfungen und hilft Schülern beziehungsweise deren Eltern, die Kostenzusammensetzung nachzuvollziehen. Eine typische Aufteilung umfasst: Zimmergebühr (monatliche Pauschalgebühr), Verpflegungsplan (täglich oder pro Mahlzeit berechnet), Nebenkosten (Strom, Wasser, Internet) und optionale Zusatzleistungen (Wäscheservice, Transport). Diese Struktur entspricht internationalen Praktiken und schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Teilen Sie die Zimmergebühr durch die Anzahl der Tage des Monats und multiplizieren Sie mit den tatsächlichen Nächten im Haushalt. Beispiel: Bei einer 680-Euro-Monatsgebühr in einem 30-Tage-Monat entspricht jeder Tag etwa 22,67 Euro. Verpflegungskosten sollten ebenfalls tagesgenau berechnet werden – typischerweise 18–22 Euro pro Tag für Vollpension. Nebenkosten können proportional aufgeteilt werden. Diese Methode ist branchenüblich und vermeidet Konflikte bei Kurzaufenthalten.

Berechnen Sie Nebenkosten entweder als Pauschalgebühr pro Monat oder teilen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben entsprechend auf. Eine feste monatliche Pauschale (30–60 Euro) ist am unkompliziertesten und für beide Seiten kalkulierbar. Falls mehrere Schüler im Haushalt wohnen, verteilen Sie die Kosten anteilig pro Person. Dokumentieren Sie diese Methode in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dies schafft Verlässlichkeit und verhindert Missverständnisse über versteckte Zusatzkosten.

Häufig berechnete Zusatzdienste sind: Wäscheservice (Waschen, Trocknen, Bügeln), Flughafentransfer, Reparaturen von Schulutensilien, Privatunterricht oder Nachhilfe, sowie Freizeitaktivitäten oder Ausflüge. Jede Zusatzleistung muss einzeln aufgelistet und mit konkretem Betrag versehen sein. Wichtig: Informieren Sie Eltern und Schüler im Voraus über mögliche Zusatzkosten – idealerweise schriftlich in einem Vertrag oder Hausordnung. Dies vermeidet Überraschungen und Zahlungsrückstände.

Verwenden Sie die lokale Währung Ihres Landes (Euro in Deutschland, der Schweiz und Österreich). Dies vereinfacht die Buchhaltung und reduziert Wechselkursrisiken für Sie. Wenn Schüler oder Eltern im Ausland bezahlen, nennen Sie den Euro-Betrag und lassen Sie sie die Konversion und eventuellen Bankgebühren selbst tragen. Internationale Überweisungen erfordern IBAN und BIC-Code. Dokumentieren Sie immer den vereinbarten Wechselkurs, falls die Bezahlung in einer anderen Währung erfolgt.

Die Standardpraxis ist Zahlung spätestens am letzten Tag des Rechnungsmonats oder innerhalb von 14–21 Tagen nach Rechnungsdatum. Viele Gastfamilien verlangen Vorauszahlung für den nächsten Monat. Dies sichert den Cashflow ab. Geben Sie auf der Rechnung ein klares Zahlungsdatum an und fügen Sie Ihre Bankverbindung bei. Für längerfristige Aufenthalte bieten manche Gastfamilien monatliche oder vierteljährliche Zahlungspläne an – Absprachen sollten vertraglich festgehalten werden.

Definieren Sie Ihre Rückerstattungsrichtlinie vor Mietbeginn vertraglich. Häufig gilt: Rückerstattungen nur für nicht erbrachte Leistungen nach dem Abreisedatum. Beispiel: Verreist ein Schüler am 15. eines 30-Tage-Monats, erstatten Sie die Tage 16–30. Nebenkosten können anteilig zurückgefordert werden. Zusatzleistungen (Wäscheservice, Transport) werden nicht erstattet, wenn sie bereits erbracht wurden. Dokumentieren Sie Abbruchgründe, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Die Mehrwertsteuerbehandlung ist länderabhängig. In vielen Fällen sind Übernachtungsdienstleistungen und private Verpflegung von der Mehrwertsteuer befreit oder gelten als private Tätigkeiten. In Deutschland beträgt der Steuersatz für Unterkunft typischerweise 7 %, für Verpflegung 19 %. Informieren Sie sich bei Ihrem Finanzamt oder Steuerberater. Dokumentieren Sie jeden Fall einzeln. Korrekte steuerliche Behandlung ist essentiell, um Nachzahlungen oder Strafen zu vermeiden.